سیاست‌های شرکت در ارتباط با راهبری شرکتی و اقدامات صورت گرفته در رابطه با آن
حاکمیت شرکتی سیستم یا ساختاری از قوانین، رویه‌ها و مقرراتی است که توسط آن‌ها شرکت هدایت و کنترل می‌شود. در واقع راهبری شرکتی ساختار قوانین، عملیات و فرایندهای مورد استفاده برای هدایت و مدیریت سازمان است. اساساً، حاکمیت (راهبری) شرکتی منافع ذینفعان یک شرکت را متوازن می‌کند. جزئیات مربوط به رعایت مفاد دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار به شرح ذیل می‌باشد.
در راستای مفاد ماده 3 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، هيات مديره نسبت به ايجاد، استمرار و تقويت ساز و كارهاي اثربخش جهت كسب اطمينان معقول از محقق شدن اصول حاكميت شركتي به شرح زير اقدام نموده است.
در راستای مفاد ماده 5 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، در منشور اخلاقی که در شرکت تدوین و ابلاغ گردیده است؛ ضمن ارج گذاشتن بر کرامت والای انسانی و تاکید بر رعایت انضباط اداری و پایبندی به شئون اسلامی، ذینفعان و سهامداران شرکت به عنوان شریک تجاری معرفی شده و شفافیت و پاسخگویی در قبال آن‌ها در چارچوب شرح وظایف کارکنان عنوان شده است.
در راستای رعایت مفاد ماده 6 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های ابلاغ‌شده از سوی سازمان بورس و اوراق بهادار در این خصوص اجرا شده و مواردی چون دسترسی به اطلاعات به‌موقع و قابل اتکای شرکت در سامانه کدال، حضور و اعمال حق رای در مجامع شرکت و پرداخت به‌موقع سود سهام مورد تاکید قرار گرفته است.
در راستای رعایت مفاد ماده 7 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، معاملات با اشخاص وابسته در هیأت‌مدیره شرکت مطرح و و اطمینان از منصفانه‌بودن معامله و کنترل مناسب تضاد منافع مورد بررسی قرار گرفته و اظهارنظر هیأت‌مدیره در صورتجلسات مصوب منعکس می‌گردد.
در راستای رعایت مفاد ماده 8 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، هیأت‌مدیره با تشکیل واحد حسابرسي داخلی که به‌طور مستقل و تحت نظر خود فعالیت می‌نماید؛ اقدامات لازم جهت استقرار سازوكارهاي كنترل داخلي اثربخش به‌منظور اطمينان‌بخشي معقول از حفاظت از دارايي‌ها و منابع شركت و اثربخشي عمليات شركت، كيفيت گزارشگري مالي و غيرمالي و رعايت قوانين و مقررات را کنترل می‌نماید. علاوه بر آن هیأت‌مدیره با تشکیل کمیته حسابرسی از رعایت قوانین و مقررات، تحقق کارآیي و اثر بخشي عملیات شرکت، اطمینان حاصل می‌نماید. در سال مالی منتهی به 31/03/1403 تعداد 12 جلسه کمیته حسابرسی برگزار و تعداد 35 مصوبه این کمیته در جلسات هیأت‌مدیره مطرح گردیده است. شایان ذکر است نظارت بر تشکیل کمیته‌های حسابرسی و وجود مدیر حسابرسی داخلی در هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه و عملکرد آن‌ها در شستا انجام و تمامی احکام، صورتجلسات و مصوبات کمیته‌های حسابرسی هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه در سامانه‌های مدیریتی شستا بارگزاری می‌گردد.
در راستای مفاد 9 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان و اوراق بهادار، اجزای چارچوب کنترل‌های داخلی شامل محیط کنترلی، ارزیابی ریسک، فعالیت‌های کنترلی، اطلاعات، ارتباطات و نظارت مطابق با مفاد دستورالعمل کنترل داخلی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، طراحی مستقر و اجرا گردیده و هیأت‌مدیره اثربخشی کنترل‌های داخلی حاکم بر گزارشگری مالی را ارزیابی نموده و در خصوص آن اظهارنظر می‌نماید. گزارش کنترل‌های داخلی به صورت سالانه در سامانه کدال افشا می‌گردد.
در راستای مفاد ماده 10 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، هیأت‌مدیره رعایت مفاد دستورالعمل اجرایی نحوه گزارش‌دهی دارندگان اطلاعات نهانی در شرکت را مورد تاکید قرار داده و بر اجرای مناسب و به‌موقع آن نظارت می‌نماید.
در راستای مفاد ماده 14 و 15 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، کمیته‌های حاکمیت شرکتی شامل کمیته حسابرسی، کمیته ریسک و کمیته انتصابات در شرکت تشکیل و جلسات این کمیته‌ها به صورت منظم برگزار و نتایج بررسي‌ها و مصوبات این کمیته‌ها در قالب صورتجلسات مشخص تدوین و مستند گردیده و اطلاعات مربوط به این کمیته‌ها به نحو مناسب گزارش‌دهی و افشا گردیده و علاوه بر آن در اختیار هیات مدیره قرار می‌گیرد. به عنوان نمونه در سال مالی مورد گزارش جاری از تعداد 61 مصوبه کمیته حسابرسی تعداد 35 مصوبه در هیأت مدیره مطرح گردیده است.
همچنین با عنایت به ماهیت شرکت و وجود شرکت‌ها و هلدینگ‌های کنترلی در ذیل شستا، عملکرد شرکت‌ها و هلدینگ‌های تابعه در تمامی حوزه‌های مالی، عملیاتی و نظارتی با بهره‌گیری از سامانه‌های مدیریتی و شاخص‌های عملکرد تعریف شده در این سامانه‌ها به صورت مستمر مورد بررسی قرار می‌گیرد. در این راستا به‌منظور ارزیابی عملکرد شرکت‌ها و هلدینگ‌های تابعه جلساتی به صورت فصلی برگزار شده و عملکرد مالی و عملیاتی آن‌ها در مقایسه با بودجه مصوب و عملکرد دوره‌های مالی قبل مورد بررسی قرار گرفته و اهم نکات و موارد جلسات فوق پس از ابلاغ مصوبات به هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه به‌منظور تصمیم‌گیری و ارائه راهکار در اختیار هیأت مدیره شستا نیز قرار می‌گیرد.
در راستای مفاد ماده 18 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، منشور هیأت‌مدیره شرکت در جلسه شماره 352 مورخ 21/03/1403 هیأت‌مدیره مطرح و مورد تصویب قرار گرفته است که در این منشور وظایف، اختیارات و مسئولیت‌های اعضا، ساز و کار برگزاری جلسات و نحوه تصمیم‌گیری و تصویب آن بیان شده است.
در راستای مفاد ماده 20، 21 و 22 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، شرکت دارای دبیرخانه هیأت‌مدیره بوده و دبیر آن از بین افراد دارای صلاحیت و خارج از هیأت‌مدیره با انتخاب رئیس هیأت‌مدیره انتخاب شده است. مسئوليت تنظيم صورت مذاكرات و مصوبات هيات مديره، پيگيري مصوبات و تهيه گزارش از اجراي مصوبات هيات مديره بر عهده دبير هيات مديره می‌باشد.
در راستای مفاد ماده 23 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، برنامه‌ریزی لازم جهت برگزاری جلسات هیأت‌مدیره انجام و در دوره مالی منتهی به 31/03/1403 تعداد 36 جلسه هیأت‌مدیره برگزار گردید است. جزئیات مربوط به جلسات برگزار شده و کمیته‌های تخصصي در دبیرخانه هیأت‌مدیره نگهداری و جزئیات برگزاری آن در گزارشات هیأت‌مدیره افشا می‌گردد.
در راستای مفاد ماده 29 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، اجرای مناسب و به‌موقع مفاد دستورالعمل اجرایی افشای اطلاعات شرکت‌های ثبت شده نزد سازمان بورس و اوراق بهادار اجرا گردید و اطلاعات مزبور در سامانه کدال و وبسایت شرکت منتشر می‌گردد. نظارت بر حسن اجرا و رعایت مفاد دستورالعمل افشای اطلاعات در هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه نیز توسط شستا انجام و عملکرد آن‌ها در این خصوص در گزارش‌های ارزشیابی هلدینگ‌ها و شرکت‌های تابعه مورد بررسی قرار می‌گیرد.
در راستای مفاد ماده 37 دستورالعمل حاکمیت شرکتی مصوب سازمان بورس و اوراق بهادار، اطلاعات مربوط به اعضای هیأت‌مدیره و کمیته‌های حاکمیت شرکتی به نحو مناسب در سامانه کدال، وبسایت شرکت و گزارش‌های هیأت‌مدیره افشا می‌گردد. در ادامه اطلاعات مربوط به اعضای هیأت‌مدیره و کمیته‌های وابسته و جزئیات مربوط به جلسات برگزار شده به تفصیل ارائه می‌گردد.
